Konzert

Projekt

 

2006

Clustering

Projektplanung

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Milestone

 

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DEFINITIONEN, BEGRIFFE

Ein Projekt (engl.: project) ist ein nicht routinemäßiges Vorhaben, das in seinen Zielen, seinem Mitteleinsatz und seiner Terminierung abgegrenzt ist. Ein Projekt wird häufig von mehreren Mitarbeitern realisiert, die in einer temporären Organisationseinheit, der Projektgruppe, zusammenarbeiten. Ein(e) Projektleiter(in) koordiniert die Aktivitäten der Mitglieder einer Projektgruppe und ist für den Erfolg oder Misserfolg des Projektes verantwortlich.
eilenstein
Milestone : sind wichtige Ereignisse innerhalb von Projektphasen. Ein Meilenstein kann erst überschritten werden, wenn die vorher formulierten Anforderungen erfüllt worden sind. Die wichtigsten Meilensteine sind die Übergänge von einer Projektphase in die nächste. Hier entscheidet sich in besonderem Maße das weitere Schicksal eines Projektes.

DEADLINE : Die Deadline stellt im Projektmanagement einen kritischen Zeitpunkt dar. An eine Deadline sind bestimmte Bedingungen geknüpft die zu diesem Zeitpunkt erfüllt sein müssen, ist das nicht der Fall sollte das Projekt beendet werden.

Was ist Clustering?
Clustering (engl. to cluster = anhäufen, gruppieren) ist eine kreative Arbeitsmethode, die uns helfen kann ein Konzertprojekt zu entwickeln. Mit Clustering kann man eigene Ideen, aber auch Informationen gehirngerecht strukturieren. Man kann mit dieser Methode Zusammenhänge darstellen, Denkmuster erkennen und Strategien entwickeln. Besonders geeignet ist Clustering, um das eigene Wissen zu einem Thema aufzubereiten und mit neuen Ideen und Gedanken zu verknüpfen.
 

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CLUSTERING So funktioniert Clustering:
Wir nehmen ein  ausreichend großes Blatt Papier und schreiben in die Mitte Kernthema. Wir rahmen es mit einem eckigen Kasten ein. Wir schreiben nun alles auf, was uns  zu diesem Thema einfällt. Wir umrahmen die einzelnen Begriffe mit Kreisen/Ovalen und verbinden  sie mit dem Ausgangsbegriff. Zu den neuen Begriffen haben dann andere Mitglieder der Projektgruppe wieder neue Ideen und bringen diese zu Papier - so entsteht ein Netz. Wir führen so lange fort, bis Sie das Gefühl haben, alle wichtigen Punkte zu Papier gebracht zu haben.
ClusterDurch das Umrahmen der Begriffe wird übrigens eine andere Hirnregion angeregt als durch das begriffliche Denken. Die beiden Hirnhälften werden so bei der Informationsverarbeitung verknüpft und der kreative Prozess dadurch verbessert.

So plane ich komplexe Aufgaben:

1. Cluster erstellen
Ich sammle für den Aufgabenblock alle Ziele/Teilziele und Maßnahmen in einem Cluster.

2. Reihenfolge bzw. Zeitlimits festlegen
An die Verbindungslinien schreibe ich, wann ich welche Schritte erledigt haben werde - entweder mit Datum (1.1.05), mit Zeitraumangabe (3 Monate) oder mit Ordungszahlen (1., 2., 3., ...). Wir definieren Deadlines, das ist jeweils das Datum, zu dem wir spätestens einen Arbeitschritt erledigt haben müssen.

3. Abhaken
Sobald ein Schritt erledigt ist, dokumentieren wir ihn in unserer Projektliste. So behalten wir den Überblick.

Insbesondere für Aufgaben, an denen mehrere Personen beteiligt sind, eignet sich ein Cluster zur Planung. In diesem Fall können wir entweder die einzelnen Aufgaben mit den Namen der Verantwortlichen versehen oder für jeden Beteiligten ein eigenes Cluster erstellen.
 
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Veranstalter suchen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

oder selbst veranstalten

Um in einem Konzert auftreten zu können , gibt es im Wesentlichen 2 Möglichkeiten, die sich sehr stark unterscheiden:

MÖGLICHKEIT 1 : Veranstalter(in)  suchen
Heißt in der Praxis: Ich werbe für mich und schreibe verschiedene Konzertveranstalter(innen) an. Diese organisieren dann das Konzert, bezahlen mein Honorar und kümmern sich auch sonst um alles und sind auch für das Konzert verantwortlich. Oft haben Veranstalter(innen) Konzertzyklen, z.B. eine Reihe mit Schlosskonzerten, oder ein Ferienprogramm, wo auch in Zusammenarbeit mit der Tourismusindustrie jeden Samstag (im Juli und August)  Konzerte veranstaltet werden, oder es handelt sich um ein Konzertabonnement, in dem jedes Jahr 6 Konzerte  angeboten werden. Über Strategien und Mittel der Werbung informiert dieser Link.

Bei allen Versuchen (die gelegentlich mühsam und durchaus frustrierend sein können) Veranstalter(innen) zu interessieren, sollten wir versuchen, nicht an das zu denken, was wir gerne anbieten würden, sondern besser zu erahnen, was der/die Veranstalter(in) gerne kaufen würde. Wir müssen uns in diesem Zusammenhang bewusst machen, dass auch ganz kleine Konzertveranstalter(innen) immense Mengen an Post und Werbung bekommen. Der beste und einfachste Weg, eigentlich der einzige, der nennenswerte Resultate hervorbringt, ist der des persönlichen Kontakts. Alle Überlegungen, Veranstalter(innen) zu interessieren beginnen mit der Überlegung: "Wen kenne ich? Wen kenne ich, der wiederum gut den/die  Veranstalter(in) kennt?". Nur über  persönlichen Kontakt kann man Anliegen transportieren und findet genug Gehör, um seine Anliegen wirkungsvoll vorbringen zu können. Außerdem erhält man im persönlichen Kontakt wichtige Informationen, was zum Beispiel nächstes Jahr geplant ist, oder man kann selber Ideen und Anregungen einbringen. (Auf Grund dieser Tatsache ist es durchaus empfehlenswert Kontaktnetzwerke eventuell auch zusammen mit anderen aufzubauen.)

In jedem Fall benötigt man ein Konzept, das eine Projektplanung voraussetzt. Vorteilhaft ist es natürlich, wenn unser Programmkonzept gut zu der Veranstaltungsreihe passt, in der wir spielen wollen. Wenn zum Beispiel das Veranstaltungsmotto "französische Komponisten" ist, so wird wahrscheinlich ein Programm mit Debussy, Ravel und Poulenc erfolgreicher sein, als Skrjabin und Janacek. Sinnvollerweise werden wir diese Dinge nicht dem Zufall überlassen. Wir recherchieren im Internet und können aus den Konzerten der vergangenen Jahre meistens erkennen, auf welchem Niveau und mit welchen Programmschwerpunkten jemand arbeitet. Egal, ob ich eine(n) mir bekannten Konzertveranstalter(in)  kontaktiere, oder eine(n) mir Unbekante(n), wirkliche Chancen auf Realisierung haben eigentlich nur durchdachte Konzepte.
Sehr erfolgreich sind "unverwechselbare und einzigartige Ansätze". Wir entwickeln ein Konzertprogramm, das es vorher in der Form noch nie gegeben hat. Einmaliges ist leichter zu verkaufen als das , was alle machen.
(Siehe Projektdesign )

Dieses Konzept oder Programm eines Konzertes schicken wir am besten in Briefform mit der Post. (Emails sind zu schnell gelöscht, außerdem ist die Gefahr groß, dass unser Anliegen von der Software als Spam betrachtet wird und unsere Zielperson unser Angebot nie zu lesen bekommt. Weiters funktioniert oft das Öffnen von Attachments schlecht oder unser(e) Veranstalter(in)  hat wenig Computer-Know- how). Eine Woche, nachdem wir sicher sind, dass unser Brieflein angekommen ist, rufen wir unser Opfer an und fragen, ob unser Angebot angekommen ist und ob  Interesse besteht.

Die Kombination von Informationszusendung per Post und nach einiger Zeit Kommunikation per Telefon hat sich in meiner langjährigen Erfahrung als vielversprechendste Variante dargestellt.
Sollte der Verweis kommen, dass in dieser Saison keine Möglichkeit mehr besteht, ist es sinnvoll, gleich nach der nächsten Saison zu fragen, ob es bestimmte Themenschwerpunkte gibt, wann die Konzerte sind, welche Möglichkeiten bestehen würden usw.
Schwieriger ist es natürlich, wenn man das Konzert in einem bestimmten oder sehr engen Zeitrahmen gestalten will. In diesem Fall muss man entweder schon berühmt sein, was aber leider bei den wenigsten von uns der Fall ist, oder man kennt den(die) Veranstalter(in) und macht ein Konzert  außerhalb einer Programmschiene. Dann kann man sich im Termin freier bewegen, dafür ist die Werbung meist weniger effizient. Die Mehrzahl von kleinen Veranstaltern macht eine kleinere Anzahl von Konzerten (meist 6) und bewirbt diese zusammen. Das heiß, dass einmal im Jahr in dieser Gemeinde oder in diesem Umfeld, alle Interessierten eine Zuschrift bekommen, in der alle Veranstaltungen des Jahres beworben und dargestellt werden und meist gibt es dabei auch die Möglichkeit, ein bestimmtes Abonnement zu erwerben.
Für uns ist in diesem Zusammenhang natürlich interessant zu wissen, wann diese oder jene Gemeinde das Konzertprogramm für die nächste Saison organisiert und wann die Sitzung ist, in der das Programm beschlossen wird. Diese Insider-Informationen können wir auch aus zweiter Hand bekommen (z.B. Lehrer an der Musikschule der betreffenden Gemeinde, Kultursektion im Gemeinderat usw.)

Damit unser Bestreben, Konzerte zu spielen von Erfolg gekrönt ist, müssen wir auch unseren Marktwert richtig einschätzen lernen. Wenn wir Veranstalter(innen) bewerben, sollten wir nur jenen schreiben, die mit Künstlern unseres Ranges arbeiten. Es ist wenig sinnvoll, als unbekannter Künstler noch im Studium oder gleich nach dem Studium ohne einen internationalen Preis, ein Engagement bei einem der Top-Veranstalter anzustreben. Daher die grundsätzliche Frage: Welche "Preisklassen" gibt es in unserem Beruf eigentlich?

Königsklasse, A-Klasse, A-Liga
Das sind die meist "Musikvereine" genannten Veranstalter, die in den Kulturmetropolen die namhaften Kulturgrößen einladen. z.B. Musikverein Graz, Musikverein Wien. Hier erkennen wir sofort bei den Programmen, dass hier nur die berühmtesten Künstler auftreten. Alfred Brendel spielt Beethovens Klaviersonaten, Alban Berg-Quartett im Kammermusikzyklus, Wiener Philharmoniker beim Orchesterzyklus. Je nach Größe der Stadt und ihrer finanziellen Potenz gibt es große Unterschiede, aber im großen und ganzen verrichten hier internationale Agenturen ihre Arbeit. Dass hier Künstler selbst aktiv werden und schreiben, ist eher unüblich.

Festivals, Schlosskonzerte
Diese Veranstaltungen gibt es auf allen "Levels". Ob hier ein Werben Sinn hat kann man erkennen, wenn man auf die Programme der letzten Jahre sieht. An den Namen der Ausführenden kann man erkennen, ob es sich um internationale Berühmtheiten oder um eher weniger bekannte Künstler handelt. Diese Art der Recherche setzt natürlich voraus, dass man einige Namen auf den verschiedenen Levels kennt. Wenn nicht, dann geht man am besten nach der Learning by Doing Methode vor: Den Namen des noch unbekannten Künstlers bei einer Internet-Suchmaschine eingeben und schon hat man die Homepage oder andere Informationen zu den Künstlern. Doch aufgepasst, Papier und Internetseiten sind geduldig: Es gehört durchaus zum üblichen Prozedere, dass Künstler bei ihren Internetauftritten sich "geschickt" darstellen.
Wenn zu lesen ist: zahlreiche internationale Preise und Auszeichnungen heißt das oft: keine nennenswerten, denn sonst könnte man sie ja genauer ausführen. Zahlreiche Konzerte im In und Ausland heißt vermutlich: wenige Konzerte im Ausland, denn sonst würden sie aufgezählt sein, im Inland im Umfeld usw.
Wenn Kritiken gefunden werden, zählt die Zeitung mehr als der Inhalt: eine schlechte Kritik in der Frankfurter Allgemeinen zählt bei weitem mehr als eine Gute im Kulmblik oder in der Pischelsdorfer Rundschau. Die beste Wahl bei Festivals sind immer die, die knapp über dem eigenen Marktwert liegen, denn man will sich ja weiterentwickeln.

Abonnementkonzerte bei kleineren und größeren Gemeinden
Jede größere Stadt (Markt, Gemeinde) hat einen Abonnementzyklus oder auf jeden Fall eine Plattform, in der Konzerte stattfinden. Meist bieten diese einen Mix aus schon (lokal) bekannteren Künstlern und Newcomern an, meist aus dem geographischem Umfeld. Diese Veranstaltungen sind meist gut besucht, da im Kulturleben der Gemeinden/ Städte integriert.

Konzerte bei Kulturinstituten im Ausland
Diese Konzerte bieten eine wunderbare Gelegenheit, Erfahrungen im Konzertleben zu bekommen.
Das Niveau und der Marktwert der Künstler, die dort spielen, unterscheiden sich zum Teil gewaltig.
Es gibt Kulturinstitute (eher im Osten Europas), die als Philosophie die Förderung von Erstauftritten von Künstlern im Ausland haben und fördern daher Newcomer, die viel versprechend sind. Es gibt aber auch Kulturinstitute (jetzt Kulturforen genannt), die auf der überprofessionellen Schiene Konzerte veranstalten und nur das anbieten, was auch die großen Musikvereine anbieten. Das sind vor allem die Kulturforen, die über entsprechende Mittel verfügen. (Die sehr großen Millionenhauptstädte eher im Westen  Europas). Hier kann man sich einen Überblick verschaffen: Auslandskultur beim Außenministerium www.bmaa.gv.at
Hier erfährt man alles was nötig ist über die kulturpolitisch relevante Strategie des Außenministeriums.
Hier ist es sinnvoll: Zuerst Hintergrundinfos über die Strategie des Außenministeriums sammeln, dann zu den diversen Homepages der Kulturforen gehen und dort die Programmatik studieren, dann erst anschreiben, wenn man ein passgenaues Konzept anbieten kann. Meist ist hier auch die Förderung der zeitgenössischen österreichischen Komponisten ein wichtiges Thema

Einzelveranstaltungen in Gemeinden oder im Umfeld mit Eintritt
Diese werden zumeist von den lokalen Kulturträgern veranstaltet. Ohne größere Werbung ist es hier schwierig ausreichend Publikum  zu gewinnen. Daher spielt hier der Werbeauftritt eine entscheidende Rolle. Außerdem sollten die lokalen Zeitungen eingebunden werden, es sei denn, man(n) / frau hat einen Fan-Club, der groß genug ist.

Einzelveranstaltungen in Gemeinden oder im Umfeld bei freiem Eintritt
Benefizkonzerte auf  lokaler Ebene
Hier handelt es sich meist um kleinere Veranstaltungen von Newcomern, oder Künstlern, die sich in der Region vorstellen wollen, oder Podiumsroutine sammeln wollen.
 

 

www.bmaa.gv.atProjektplanung
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selbst veranstalten

2. Möglichkeit : Selbst veranstalten

Wenn wir zu einem bestimmten Termin konzertieren wollen, wenn unsere Suche nach einem Veranstalter ergebnislos war, oder wenn wir uns profilieren wollen, können wir bei einem Konzert auch selbst als Veranstalter auftreten. Das hat den großen Vorteil, dass wir alles selbst bestimmen können, aber auch den Nachteil, dass es mit erheblichen Kosten und Organisationsaufwand verbunden ist und bei Profis manchmal im "Geruch" steht, dass man selbst veranstaltet, weil zu wenig Nachfrage nach unserem künstlerischen Produkt besteht. Manche Künstler behelfen sich in dem Fall mit Benefizkonzerten, da sie dann nicht selber als Veranstalter auftreten müssen und dieses Prozedere für das Image besser ist.
Ich denke, dass das durchaus ein gangbarer und vertretbarer Weg ist, aber nur unter der Voraussetzung, dass die begünstigte Stelle wirklich davon auch Nutzen (Geld) hat. Wenn man das nicht gewährleisten kann, finde ich es moralisch/ethisch bedenklich, da man in diesem Fall den guten Namen eines honorigen Vereins missbraucht.

Hier die ungefähre Arbeitsreihenfolge:
1., Wunschprojekt ausarbeiten, Zeitplan erstellen
2. geeignete Säle suchen, (geeignet im Hinblick auf die Miete, Akustik und Größe: Wie viele Leute werden kommen? Anmerkung: ein leerer Saal ist wenig motivierend)
3., Gesamtkosten projektieren (Saal, Werbung, Personal, Nebenkosten wie Polizei, Feuerwehr, AKM)
4., Kosten minimieren: Sponsoren suchen, um Subventionen ansuchen (Was kann man den Sponsoren anbieten? (Werbebanner am Plakat/ im Saal? in der Zeitung? )
5., nach erfolgter Einnahmen/ Ausgaben- Rechnung entweder Saal wechseln oder buchen
6., fehlende Werbemittel herstellen (Plakate, Fotos, Programmhefte)
7., Adressdatei ausarbeiten (mit allen eventuell Interessierten, die man dann anschreiben kann)
8., Werbung organisieren und durchführen (wer hängt die Plakate auf? wie viele? wo? Zielgruppe? Presse? Radio? Fernsehen? )
9., Kartenverkauf: Kartenpreis festlegen, Verkauf organisieren
10., Personal auftreiben (Technik, Kartenverkauf, Garderobe, Aufnahme)
und neben der ganzen Arbeit nicht verzweifeln und nicht au die eigentliche künstlerische Arbeit vergessen, was mitunter schwierig ist.

Dann allerdings kann man genau das, was man machen will, genauso so machen, wie es einem gefällt.
Aber der Aufwand ist enorm, der langfristige Werbeeffekt manchmal gering.

 

ad4.; Zuerst stehen auch hier wieder intensive Recherchen. Welche Unternehmen kommen in Frage: Auch hier wieder wichtig: Für welche Unternehmen bin ich interessant und warum - nicht welche Unternehmen sind für mich interessant.
Beim Sponsoring muss uns klar sein, dass wir die Arbeit tun müssen. Wenn wir zu einem Sponsor gehen, müssen wir ihm ein Angebot machen, was wir ihm bieten sprich verkaufen. Sponsoring ist ein Konzept, in dem wir Leistungen verkaufen. Wir sollten daher auch nicht als Bittsteller sondern als Geschäftspartner auftreten, die ein Angebot zu machen haben. Was können wir einer Firma anbieten?
Werbung: ein Logo am Plakat, ein Logo im Programmheft, Anzeigen im Programmheft (ist die wichtigste Funktion des Programmhefts, nämlich Anzeigen unterzubringen), Imagepflege usw.
Vielleicht passt ein Firmenkonzept zu unserem Motto/unserem Konzert
Wenn wir kein schönes Klavier am Konzertort haben, könnten wir z.B. Red Bull fragen, ob sie uns nicht die Miete für das Klavier bezahlen (Red Bull verleiht Flügel) usw.
Jedenfalls müssen wir die Gedankenarbeit tun, was die Firma, von der wir Geld wollen davon hat, wenn sie uns Geld gibt. Zu einem Unternehmen zu pilgern nur mit dem Wunsch nach Unterstützung funktioniert nicht. Wir benötigen als Unterlagen für das Sponsorgespräch:
1., ein perfekt durchdachtes Konzept
2., eine Projektmappe, die alle Unterlagen enthält und unser Projekt hinreichend dokumentiert
(inklusive einer detaillierten und zu diesem Zeitpunkt noch geschätzten Einnahmen/Ausgabenrechnung)
3., Das ist unser Inhalt des Sponsorbriefes, den wir dann auf die Reise schicken und
4., so wie immer nach Ablauf einer Woche telefonisch Kontakt aufnehmen und um einen Termin bitten, um unser Projekt vorstellen zu können.
Früher hat man Sponsoring für Konzerte eher nach dem Prinzip: Kleinvieh macht auch Mist betrieben
(jede Firma hat halt ein bisschen etwas gegeben, das funktionier heute noch im ländlichen Raum so)
Heute ist es besser, einen Hauptsponsor zu finden, der nahezu alle Kosten trägt, aber dafür wirklich ein ganzes Bündel an Leistungen exklusiv erhält.

Links:
Institut für Kulturkonzepte

Fuel4Arts
Kunstsektion Bundeskanzleramt
musicinformation Center Austria
Interessensgemeinschaft Kultur

 

   

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